DISTRICT EST DU QUÉBEC ET ACADIE

COLETTE ET LAURÉAT CASTONGUAY

GOUVERNEUR 2009-2010

LE VENT DANS LES VOILES... POUR LES ENFANTS

DEVIS

ASSEMBLÉE DE DISTRICT

 

Feuillet de présentation

Temps      1^e                Préparer pour l’assemblée précédente (150 copies)

                 2^e               Présenter lors de l’assemblée précédente

Contenu                      Mot du gouverneur

Programme de la fin de semaine

Ordre du jour

Inscription selon les politiques du District

Date préinscription

Poste occupé

Responsable et coordonnée

Thème pour la soirée

Golf (en saison)

Clubs jeunesses  ou concours pour les jeunes

Liste des ateliers (sommaire)

Liste des hôtels

Formule d’inscription (coûts voir politiques du District)

 

Cahier d’information (lors de l’assemblée)

1^e                 Commanditaires

2^e                 Contenu :     Mot du gouverneur

                                                                           Mot du responsable

                                                                           Mot du représentant international

                                                                           Ordre du jour de l’exécutif

                                                                           Ordre du jour de l’assemblée générale

                                                                           Liste des ateliers et locaux

                                                                           Credo

                                                                           Plan de localisation si les activités se passent à plusieurs endroits

                                                                           Commanditaires (par article)

 

Budget     Pro forma

               Inscriptions prévues

               Gratuités, cadeaux repas etc

 

Ressources humaines

.1               Responsable de l’assemblée

.2               2 Représentants par clubs/zone hôte

.3               Liste des comités

        .4              Trésorier

        .5              Secrétaire

        .6              Responsable de la logistique

                                                   de la décoration

                                                   des repas et bar

                                                   des cadeaux (maison optimiste, représentant OI et Gouverneur

      .7                Nomination du couple hôte

      .8              Responsable des inscriptions

      .9              Sergent d’arme (cueillette des coupons de repas)

      .10            Comité d’accueil  à l’entrée

      .11            Les gens des Iles (voir s’ils viennent à l’assemblée prévoir du transport)

      .12            Indications routières

Merci à nos commanditaires

Ressources Techniques

Pochettes

                                                   Coupons repas et Maison optimiste

                                                   Salle pour exécutif du vendredi si nécessaire                         

Locaux, grande salle, maison optimiste

Organisation des salles

Réservations des chambres (Hôtel)

Assemblée générale

Table d’information

Drapeaux, photos

Système de son

 

Gratuités et coûts Voir politiques administratives

 

Locaux

Liste des présidents de comité

Salles et regroupement d’atelier (fait par le gouverneur et secrétaire)

 

Suite hospitalité (Local et heures d’ouvertures)

 

Invités spéciaux (maire etc)

Invité d’honneur

 

Réunions :       Exécutif vendredi soir

                                  Assemblée générale

                                                                    Activités jeunesses

 

       9-                Responsable de l’assemblée ou du congrès voit à s’occuper des dépenses du représentant de l’O.I . le vendredi au souper